Prowadzenie własnego biznesu wiąże się z tym, że produkowane są dokumenty, które czasami wymagają utylizacji. Nie da się przed tym uchronić niezależnie od tego, czy prowadzi się dużą firmę, czy też jednoosobową działalność gospodarczą. W związku z tym pojawia się pytanie, czy niszczarka osobista do dokumentów to niezbędny element wyposażenia biura przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Zapraszamy do lektury artykułu, w którym postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumentu biorąc pod uwagę RODO?
Wymogi w zakresie niszczenia dokumentacji firmowej zmieniły się, odkąd obowiązywać zaczęły przepisy RODO. Staranne niszczenie dokumentów to nie tylko obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale także gwarancja jego spokoju. Dzięki temu kluczowe i poufne informacje dotyczące firmy oraz jej kontrahentów nie dostaną się w niepowołane ręce. Niszczenie dokumentów powinno nastąpić po tym, jak przestaną obowiązywać lub zostanie przekroczony okres, w którym zobligowani jesteśmy do ich zachowania.
Przepisy RODO wskazują na obowiązek zabezpieczenia danych osobowych i dotyczy to jednakowo przechowywania dokumentacji oraz jej utylizacji. W związku z tym każda firma niezależnie od jej wielkości powinna dołożyć wszelkich starań do tego, aby niszczenie dokumentów przeprowadzone było w bezpieczny i prawidłowy sposób. Dotyczy to także jednoosobowych działalności gospodarczych. Po skończonym procesie niszczenia dokumentów powinno się sporządzić oficjalne poświadczenie przeprowadzonej utylizacji. Świadczy to o rzetelności firmy i jej profesjonalizmie. Przepisy RODO nie ingerują jednak w konkretny sposób niszczenia dokumentów oraz tego, jak duże mają być ich ścinki. Należy to do indywidualnej woli przedsiębiorcy, jeżeli zachowa podstawowe normy bezpiecznej utylizacji dokumentacji.
Niszczarka osobista do dokumentów – idealne rozwiązanie dla małych firm
Idealnym wyborem dla małych firm jest niszczarka osobista. To praktyczne urządzenie, które pozwoli zadbać o odpowiednie niszczenie dokumentów w małej skali. Powinna ona być wystarczająca w jednoosobowej działalności gospodarczej. Niszczarki osobiste cechują się małymi gabarytami i są bardzo kompaktowe, dzięki czemu znajdziecie dla nich miejsce nawet w małych biurach. Sprawdzą się także w użytkowaniu domowym, gdzie wielu małych lub początkujących przedsiębiorców rozpoczyna swoją działalność.
Wśród renomowanych producentów niszczarek osobistych znajdują się m.in. takie firmy jak Kobra, Fellowes, HSM, Leitz i Wallner. Niszczarki tego typu mogą różnić się mocą oraz wielkością pojemnika na ścinki, a także typem ostrzy. Wybór w tym zakresie jest kwestią indywidualną i należy wziąć pod uwagę realne potrzeby przedsiębiorcy. Pozwoli to na trafienie z zakupem w punkt i bezpieczne niszczenie dokumentacji firmowej. Wybrane niszczarki osobiste są w stanie z powodzeniem niszczyć dokumenty papierowe, spinacze, karty plastikowe oraz płyty CD. Biorąc pod uwagę obecne wymagania rynkowe oraz prawne, niszczarka osobista powinna znaleźć się w jednoosobowej działalności gospodarczej. Wpłynie to korzystnie na komfort pracy przedsiębiorcy oraz zapewni mu większe bezpieczeństwo.
